Sự cần thiết của phần mềm trong mỗi dự án

Chính vì vậy việc sử dụng phần mềm quản lý dự án trong doanh nghiệp là rất cần thiết. Nó có những chức năng là lợi ích như sau:

  • Nhập thông tin dự án: Hợp đồng dự án, hồ sơ thầu, danh sách liên hệ v.v...
  • Lên kế hoạch công việc và phân công người thực hiện.
  • Lên lịch thanh toán dự án.
  • Kiểm tra tiến độ các dự án và công việc đang thực hiện tại thời điểm bất kỳ.
  • Kiểm tra tiến độ thanh toán của các dự án.

Lợi ích:


- Luôn nắm được tình trạng của từng đầu việc trong: Ai đang làm việc gì? Bao giờ xong? Kết quả thế nào?

- Quản lý cùng 1 lúc nhiều dự án mà không mất nhiều công sức.

- Kiểm soát chi tiết các khoản phải thu: Bao giờ phải thu? Thu bao nhiêu tiền? Liên hệ với ai để thu?

- Toàn bộ thông tin liên quan đến dự án đều được lưu lại và có thể tra cứu khi cần thiết.

- Thống kê ngay lập tức số lượng và tình trạng các dự án đang thực hiện hoặc đã hoàn thành.

- Có thể kết xuất dữ liệu về các dự án ra Excel.

Đề xuất ngân sách

Đề xuất ngân sách nên chú trọng vào mục tiêu hiệu quả đạt được của dự án , cung cấp nhiều thông tin minh chứng cho việc đánh giá hiệu quả của dự án theo chi phí.

Quản lý nhà đầu tư

Nhà đầu tư cho dự án là người quan tâm đến dự áncủa bạn bởi vì họ chính là người bị ảnh hưởng trực tiếp từ quá trình thực hiện và đầu ra của dự án. Hiểu được giá trị và các vấn đề của nhà đầu tư là rất quan trọng để bạn có thể hướng họ theo sự phát triển của dự án, đồng thời chắc chắn nhận được sự đồng thuận của các bên trong mọi tiến trình thực hiện.

Quản lý rủi ro

Sự rủi ro chính là yếu tố ngăn cản một dự án đạt hiệu quả như nhà đầu tư mong đợi. Mỗi nguy cơ xảy ra rủi ro cần được đặc biệt lưu tâm giải quyết để có thể giữ đúng tiến độ thực hiện dự án.

Quản lý thay đổi

Qui trình quản lý dự ánsự thay đổi là yếu tố chủ đạo quyết định đầu ra thành công của dự án. Qui trình đảm bảo mỗi thay đổi đã được nhận biết, được lưu tâm và được xét duyệt trước khi tiến hành thực hiện.

Báo cáo tiến trình thực hiện

Bản báo cáo tiến trình thực hiện là yếu tố quyết định của công việc quản lý dự án. Văn bản này nên được thực hiện bởi người quản lý dự án và được chuyển tới các nhà đầu tư một cách thường xuyên.
Không có một phương pháp quản lý dự án, những người được giao dự án, những người quản lý nó và những người làm việc trên nó sẽ có những ý tưởng khác nhau về cách thức tổ chức và khi nào thì các phần khác nhau của dự án sẽ được hoàn thành.

Những người tham gia dự án mà không được rõ ràng về mức độ chịu trách nhiệm, quyền hạn và
trách nhiệm mà họ phải có, thì kết quả là, thường sẽ có khá nhiều rắc rối xung quanh dự án. Nếu không có một phương pháp quản lý dự án, thì  hiếm khi dự án được hoàn tất đúng thời gian và chi phí trong phạm vi chấp nhận được – điều này đặc biệt đúng của dự án lớn.

Bình luận

 Bình luận
0 Bình luận